Comment organiser un voyage d’affaires ?
Un voyage d’affaires représente souvent un enjeu important pour un professionnel ou pour une entreprise. Généralement de courte durée, ce déplacement professionnel doit donc être anticipé pour optimiser au maximum ces quelques jours pris sur le temps de travail habituel. Découvrons, avec l’hôtel B55, tous les conseils pour réussir l’organisation d’un voyage professionnel.
Définir le cadre du déplacement professionnel
Que vous passiez par une agence de voyage ou que vous organisiez seul votre voyage d’affaires, vous devrez toujours commencer par contextualiser le déplacement professionnel.
Quelle est l’importance de ce voyage d’affaires ?
Un voyage d’affaires représente un enjeu à plusieurs égards, et il est essentiel de prendre du recul pour déterminer si ce projet de voyage est vraiment indispensable. En effet, il faut analyser l’impact que celui-ci pourra avoir sur l’activité professionnelle, en le comparant au temps que cela va demander au professionnel (qu’il ne passera pas à faire autre chose de peut-être plus rentable), aux frais que cela va engendrer, mais aussi à l’impact sur la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE). Identifier les déplacements professionnels incontournables est une véritable stratégie pour l’activité d’une entreprise, mais aussi pour son empreinte carbone.
Quel est l’objectif de ce voyage d’affaires ?
Pour comprendre l’intérêt des voyages professionnels pour les entreprises, il est essentiel de définir les objectifs de ceux-ci, et d’analyser ce que cela va apporter. Qu’elle prenne la forme d’une réunion, d’un salon, ou d’un simple rendez-vous, la mission professionnelle doit toujours avoir un objectif bien précis.
Où se déroule le voyage d’entreprise ?
Connaître la destination du voyage d’affaires permet de se préparer, que ce soit en choisissant le mode de transport, en anticipant les frais de déplacement, mais aussi en préparant le séjour (monnaie locale, décalage horaire, coutumes locales…).
Quelle sera la durée du séjour d’affaires ?
Connaître précisément la durée du voyage permet de gérer et d’optimiser au mieux le temps et l’argent. L’organisation de voyage passe donc par la gestion des déplacements, et notamment le temps à y consacrer, mais aussi par la gestion de l’hébergement et de la restauration.
Quel est le budget consacré à ces projets de voyage ?
Un projet de voyage professionnel doit aussi tenir compte du budget. En fonction du moyen de transport et de la durée du séjour, vous saurez évaluer le budget à prévoir. Il faut toutefois anticiper les frais supplémentaires auxquels on ne pense pas toujours, avec de ne pas avoir de mauvaises surprises (petit-déjeuner à l’hôtel, frais de parking…). Il est également important d’établir des notes de frais rigoureuses pour s’assurer la prise en charge par l’entreprise.
Prévoir une organisation minutieuse du voyage d’affaires
Un séjour professionnel vient souvent s’ajouter à un planning professionnel déjà bien chargé. Pour que le voyage n’ait pas un impact trop lourd sur votre activité et qu’il soit vraiment efficace, vous devez établir un plan.
- Connaître parfaitement vos objectifs : si vous partez à la demande de votre supérieur, vous devez savoir précisément ce qu’il attend de vous. La gestion de vos différents rendez-vous doit vous permettre de prioriser sans rien laisser passer ;
- Prévoir votre absence du bureau : que vous partiez à la dernière minute ou non, vous devez anticiper votre absence auprès de vos collègues, collaborateurs ou clients. Un mail d’absence précisant votre date de retour est toujours le bienvenu, et vous pouvez également reprogrammer vos rendez-vous pour votre retour ;
- Confirmer chaque rendez-vous : pour vous assurer de ne pas voyager pour rien, il est essentiel de formaliser très précisément chaque rencontre prévue durant votre séjour. Demandez une confirmation franche de vos rendez-vous quelques jours avant votre départ, en précisant l’heure et le lieu ;
- Élaborer des itinéraires de voyage optimisés : pour une bonne organisation, l’idéal est d’organiser les rencontres de façon à ce que cela vous fasse perdre le moins de temps possible. Le transport entre chaque lieu de rendez-vous peut vous faire perdre un temps considérable, soyez donc logique et efficace, cela vous ôtera également un stress supplémentaire.
Choisir les moyens de transport
L’organisation des déplacements des voyageurs d’affaires est assez complexe, surtout si on tient compte des politiques de voyage responsable de plus en plus présentes dans les entreprises. L’idée est de trouver les moyens de transport les moins polluants, mais aussi les plus efficaces et rentables.
- La voiture : la voiture de location est le transport idéal pour les voyages de courtes distances, mais surtout pour se déplacer une fois arrivé sur le lieu du séjour ;
- Le train : l’avantage du train, c’est qu’il est possible de continuer à travailler durant le trajet. Il est donc à la fois rapide, pratique, et moins polluant que la voiture. En revanche, il faut étudier le prix et les horaires, car la flexibilité n’est pas toujours de mise et répond peu aux contraintes des voyageurs ;
- L’avion : de manière générale, l’avion est le mode de transport le plus rapide pour les moyennes et longues distances. Mais cela demande d’anticiper les déplacements une fois sur place, et de prendre en compte l’impact écologique d’un tel moyen de transport.
Une fois sur place, il est toujours intéressant de privilégier les transports en commun. Si cela n’est pas possible, le taxi ou la location de voitures permettent de répondre aux attentes des voyageurs.
Réserver l’hébergement pour le voyage d’affaires
En matière de voyage d’affaires, le choix du logement est crucial. Il doit pouvoir permettre au professionnel de se reposer, sans perdre de temps dans les transports, et d’avoir tout le confort nécessaire à portée de main.
Vous pouvez donc commencer votre recherche de réservation de voyages professionnels en vous informant sur les différentes politiques et les accords de votre entreprise. Celle-ci peut vous imposer une chaîne d’hôtels, par exemple, ou avoir un programme de fidélité avec un hébergement en particulier.
Ensuite, il vous faudra choisir l’hébergement pour que cela soit un gain de temps, tout en tenant compte du rapport qualité/prix. Vous pourrez donc étudier les meilleures offres des hôtels et appartements de location situés à proximité des différents points de rendez-vous.
Enfin, il vous faudra faire attention aux différentes options qui peuvent engendrer des dépenses professionnelles supplémentaires.
Bon à savoir : la réservation directe sur le site officiel d’un hôtel est souvent moins chère que sur des sites de comparateurs.
Préparer tous les documents indispensables à votre séjour professionnel
Pour voyager sans stress et ne rien oublier, il est judicieux de dresser une liste des documents essentiels. Vous pouvez également dédier une pochette à ces documents, dans laquelle vous pourrez glisser vos billets d’avion ou de train, votre pièce d’identité, votre visa (pour les voyages à l’international), vos cartes de visites… Pensez aussi à numériser ces documents, pour toujours les avoir dans votre téléphone.
Le B55, un hôtel idéal pour vos séjours professionnels
Voyager pour le travail est souvent fatigant, alors pour assurer aux professionnels un confort optimal nécessaire au repos et au travail dans le calme, l’hôtel 4 étoiles du B55 est l’hébergement idéal. Situé dans le 13ème arrondissement de Paris, l’établissement vous accueille dans un espace chaleureux et cosy, non loin de la Porte de Versailles, du Parc des Expositions et des quartiers d’affaires de la capitale.
L’hôtel propose des tarifs négociables pour les voyages d’affaires, et un partenariat avec différents professionnels vous permet de profiter d’une location de salles de séminaires à l’extérieur de l’établissement.
Après une belle journée de travail, le professionnel sera alors heureux de pouvoir profiter du spa de l’hôtel, avec piscine intérieure et sauna.
La gestion de voyages d’affaires demande beaucoup d’organisation. Quels que soit la durée du séjour et le nombre de participants, l’hôtel B55 vous accueille dans le 13e arrondissement pour un voyage professionnel de qualité.
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